从组织文字资料谈办公室工作的基本功

从组织文字资料谈办公室工作的基本功

文/北京首发集团京开分公司   张媛媛

办公室是办文、办会、办事的主要平台,也是一个公司的形象和窗口,担负着承上启下、联系左右、协调各方的重要责任。任务千头万绪,但没有一件可以疏忽。任何小的疏忽,都可成为大的失误,稍有处理不当就有可能影响全局工作。从这个角度讲,文字处理、协调组织、沟通交流能力都是办公室工作人员的基本素质,是做好办公室工作的基本功。本文从文字资料组织入手,谈一下办公室人员应该具备的文字处理基本功。

办公室是出材料、出思路的地方,人人都应该具备一定的文字处理能力,即使不能成为“笔杆子”,也应该有基本的文字组织能力。从办公室的工作性质讲,工作人员虽然分工明确,但在具体工作中更需要协调配合,尤其是文字资料组织方面,无论是日常的文件初稿撰写、例行的总结报告报送、还是特定时段发言稿件的组织都需要每个人能说之即懂,懂之能写,写之能用。只有具备了这样的能力,才能组织好各类资料,完成既定的工作任务,更好地胜任办公室工作。

一、克服“三个”困难

做好文字处理工作,撰写精品材料,在文字处理过程中,就要从基础做起,切实扑下身子,从心理上克服三个“困难”。首先要克服“躲”的心理,对于初期从事文字工作的人员,开始接触材料撰写时,难免会有畏难情绪,这种情绪不仅会影响写作者的心情,也会影响材料的质量。所以要把材料组织和撰写当作一项平常工作,用平常的心态去对待,不要存在躲避和妥协思想。其次要克服“怕”的心理,有些人员在接到任务初期,因为没有头绪,总是觉得这项工作不好完成或完成不好,从心理上给自己太大压力,反而束缚了手脚,给材料完成带来困难。三是克服“闭门造车”的习惯,有些人员在明确具体材料任务后,习惯于靠经验和想象撰写。在这样的情况下,撰写的材料,思路上难免偏窄,有时也难免出现“假、大、空”的嫌疑,只有充分做好前期调研,改变闭门造车的习惯,才能更好地撰写好材料,展示办公室形象。

二、把握“三个”关键

克服了心理上的压力,材料撰写工作就开了个好头,正式进入思路整理和写作阶段。在这个阶段,要把握三个关键环节。

(一)要注重材料的积累和运用。这是做好文字资料撰写的前提,只有胸有成竹,才会妙笔生花。巴甫洛夫说:“不管鸟的翅膀如何完善,它也不可能不依赖空气飞向天空。”文字写作也是如此,如果没有各种有价值的资料供参考借鉴,靠个人的一己之力是很难写出精品材料的,因为个人的力量毕竟有限,大家的智慧才是无穷的。所以要充分利用好、借鉴好别人的优秀资料。做好材料借鉴,最初的步骤就是在材料收集上下功夫,要根据工作特点有针对性地做好各类借鉴资料的收集整理工作,采用灵活多样的形式,多渠道、多角度、多形式地吸收、归纳和整理对我们工作有帮助的名篇佳句、名言警句、新颖观点,并随时加以分类、汇总,为今后材料的借鉴使用做好准备。在这一环节,尽量做到善于分析、善于归纳、善于综合、善于概括。

(二)要把握好材料的立意和思路。有了广泛的资料积累和知识储备,在组织文字资料时,就要关注整个资料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼,而思路则是整篇文章的魂。一篇成功的材料,只有将这两者有机结合,才能表现出掷地有声的分量。要做到有眼有魂,眼魂结合,就需要我们具备良好的领悟能力,在文字资料起草之初就明确这篇文章的中心在哪里,通过怎样的编排布局才能达到最终的效果。那么,我们不仅要明确公司、领导的意图和思路,还要对具体工作有深入的了解,能够把握详细的工作安排和开展步骤,这样才能做到有的放矢,事半功倍。

(三)要把握好材料的思想和主旨。有了前两步的准备,思想和主旨就更加重要了,这份资料要体现怎样的想法,要达到怎样的效果,要实现怎样的目标,都要通过文字进行详细的交代。把握好这一点,不仅需要良好的文字表达和写作能力,更需要对整个事件、整篇材料有清晰的认识,在什么地方要重点着墨,详细说明;在什么地方要蜻蜓点水,一带而过。在材料中分清轻重、把握详略,才能将整篇材料的主旨和思想更为精确地显现出来,材料的意义才能凸显。

三、练好“四项”基本功

要做到以上几点,就需要办公室人员夯实基础,提升能力,逐步提高写作水平。

(一)要加强学习。当今社会知识更新快,获得知识渠道多,如果不注重学习,提高理论和业务水平,就很难将材料与时代背景、行业要求相结合,写出高水平的材料。所以,我们的工作人员要想写好材料,就要根据工作需要,有计划、有侧重、有针对性地学习各类知识,阅读与政策、行业有关的各类材料,提高各类知识储备量。“读书破万卷,下笔如有神”,只有通过大量的阅读和学习,积累各类与写作可能有关的素材,并在脑海中将之分类归纳、整理,为我所用,在今后的写作中才会有的放矢。

(二)要强化实践。在材料撰写中,理论知识的储备是基础,实践能力的提升才是关键,要真正地下功夫,从实际写作中总结经验,在实践中不断提高。要结合行业及公司特点,多听多写,并根据自己的薄弱环节,有针对性地加强练习。文字功底不强就从基本功练起,从写日记、心得练起,逐步锻炼自己写大块头的材料,循序渐进;思路不清晰就从写读书笔记练起,多思多想,多写多练,逐步提高;通过不同的锻炼提升写作水平和驾驭文字的能力,为写好资料提供能力支持。

(三)要善于观察。写好材料,就要站在全局的高度去观察、分析问题,既要善于观察分析宏观形势,又要善于观察分析微观现象;既要善于观察分析领导的言行,(下转第20页)

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第 6 页2018/01  工作指导  总第283期  

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